La fin irrévocable des chèques repas version papier
Les chèques repas en papier disparaissent. Les tous derniers chèques repas qui peuvent encore être émis ont trait aux prestations du mois de septembre. Vous devrez donc avoir prévu la version électronique pour le mois d'octobre.
Conditions pour être exonéré de l'ONSS
D'hier à aujourd'hui
Les chèques repas en papier existent depuis 1965. Dès 2008, des voix s'élevèrent pour demander une version électronique. Cette option a été proposée dans le cadre de la simplification administrative et des soucis causés par les chèques repas en papier mais également pour des raisons environnementales. Ceux-ci peuvent être remplacés par des chèques repas électroniques depuis 2011. Cependant, les employeurs avaient toujours la possibilité de retourner vers les chèques repas en papier. Ces dernières années, la suppression totale des chèques repas en papier était demandée et nous y voilà. A partir de 2016, seuls les chèques repas électroniques subsisteront.
2015, année de transition
Les tous derniers chèques repas qui peuvent encore être émis ont trait aux prestations du mois de septembre 2015. Dérogeant au principe général de la validité de 12 mois des chèques repas, ces derniers chèques repas en papier ne seront valables que jusqu'au 31 décembre 2015. Cette limite vaut également pour tous les chèques repas en papier émis en 2015. Ainsi, au 1 janvier 2016, les chèques repas version papier auront entièrement et irrévocablement disparu.
Exonération d'ONSS et de PP
Si vous n'avez pas encore fait la transition vers les chèques repas électroniques, il vaut mieux ne plus trop attendre. Afin de (continuer à) bénéficier du régime (para)fiscal favorable des chèques repas, il faut satisfaire à un certain nombre de conditions. Du reste, vos travailleurs doivent disposer d'un compte chèque repas et de la carte correspondante dès le 1 octobre 2015.
Voici les conditions qui seront en vigueur pour les chèques repas, à partir du 1 janvier 2016 :
L'octroi des chèques repas doit être prévu par une CCT. Si la CCT ne peut être conclue faute de délégation syndicale, ou que la réglementation porte sur une catégorie de personnel pour laquelle il n'est pas habituel de conclure une CCT, dans ces cas, l'octroi peut être réglé par une convention individuelle. En aucun cas, le montant du chèque repas ne peut être supérieur au montant octroyé par la CCT à l'entreprise. N'oubliez donc pas de conclure ou d'adapter les CCT et conventions aux nouvelles conditions et en temps utile (avant le 1 janvier 2016) !
Le nombre de chèques repas octroyé doit être égal au nombre de jours effectivement prestés par le travailleur. Les entreprises occupant des travailleurs à temps plein et à temps partiel avec des réglementations de travail différentes peuvent choisir pour un comptage alternatif. De sorte qu'il est tenu compte du nombre d'heures effectivement prestées par les travailleurs et non pas du nombre de jours. Ceci doit également être instauré par une CCT ou une convention individuelle (voir ci-dessus).
Les chèques repas électroniques doivent être versés chaque mois sur le compte chèques repas du travailleur. Il s'agit d'une base de données spécifique à chaque travailleur où les chèques repas électroniques sont sauvegardés et gérés par un éditeur agréé. Au plus tard, le dernier jour du mois suivant le trimestre concerné, le nombre de chèques repas doit correspondre avec les prestations effectives du travailleur.
Le chèque repas doit être délivré au nom du travailleur. Cette condition sera acceptée si toutes les données concernant le chèque repas sont reprises sur le compte individuel du travailleur.
La durée de validité du chèque repas électronique est de 12 mois, à dater du jour où il arrive sur le compte chèque repas. Le travailleur ne peut les utiliser que pour le paiement de repas et d’aliments prêts à consommer.
L'intervention patronale dans les chèques repas ne peut être supérieure à 5,91 euros et l'intervention du travailleur doit comporter au moins 1,09 euros. Le montant de l'intervention patronale vient d'être augmentée jusqu'à 6,91 euros, mais vu la norme salariale de 0%, vous ne pourrez appliquer cette augmentation de votre intervention patronale qu'en 2016.
Lors de l'utilisation des chèques repas électroniques, le travailleur doit pouvoir en contrôler le solde et la durée de validité.
Les chèques repas électroniques peuvent être mis à disposition exclusivement par des éditeurs agréés.
L'utilisation de chèques repas électroniques ne peut pas engendrer de coûts supplémentaires pour le travailleur. Une exception à ce principe est la perte ou le vol des chèques repas électroniques, mais même dans le cas, le coût supporté ne peut pas être supérieur à la valeur nominale d'un chèque repas. En outre, cette situation doit être réglée soit dans la CCT qui octroie les chèques repas, soit dans le règlement de travail lorsque les titres-repas ont été octroyés par un accord individuel.
Le passage
Au moment du passage des chèques repas version papier aux chèques repas électroniques, veillez à adapter pour le 1 janvier 2016 vos CCT existantes ou vos conventions individuelles concernant les chèques repas papier à la variante électronique. N'oubliez pas de vérifier votre règlement de travail. Les conséquences d'un vol ou d'une perte de la carte électronique doivent également être reprises dans le règlement de travail si vos chèques repas sont octroyés en vertu d'une convention individuelle.
Source : AR du 28 juin 2014 modifiant l'article 19bis de l'arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.
